¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

El término «inteligencia de Negocios» (Business intelligence), conocido habitualmente como «Bi», es muy utilizado hoy en día; lo utilizan tanto expertos, como las propias compañías que desarrollan productos de esta área. Hay una gran cantidad de definiciones, y tampoco es el objetivo de este capítulo hacer una definición exhaustiva del término, sino que va orientado principalmente a transmitir este concepto. Por ello comenzaremos con una de las definiciones que, desde mi punto de vista, mejor lo expresa y sintetiza:

“Es el conjunto de estrategias, tecnologías y metodologías que nos ayuda a convertir los datos en información de calidad, y dicha información en conocimiento que nos permita una toma de decisiones más acertadas y que nos ayude así a mejorar nuestra competitividad”

De esta definición es de destacar su comienzo, ya que es muy habitual cuando se habla de Bi dejar este concepto ligado únicamente a la palabra tecnología y no es correcto, simplemente es dejar incompleto su alcance y definición, Bi va mucho más allá de la tecnología, aunque ésta es necesaria: «Es el conjunto de estrategias, tecnologías y metodologías…”

Otro aspecto importante de la definición anterior es tener claras las diferencias entre «datos”’ e “información”. Los datos, aunque son necesarios y son la base de todo sistema de información, por sí solos aportan muy poco, veamos algunos ejemplos:

  • importe de una factura: 192,05€
  • Teléfono de un cliente: 600 123 456
  • Coste del producto XXXXX: 0,7534€
  • Cantidad vendida hoy del producto XXXXX: 12 unidades
  • importe de la caja en efectivo de hoy: 1.237,54€
  • El saldo de un proveedor a día de hoy: 37.845,38€

Cuando realmente se incrementa la aportación de valor de dichos datos es cuando se estructuran, se agrupan, se clasifican, se depuran para eliminar incoherencias y se entregan al usuario facilitándole la respuesta a sus preguntas de negocio, es decir, cuando los hemos convertido en «información”.

Adicionalmente, a partir de esta información, podemos ir un paso más allá y obtener conocimiento a partir de dicha información (mediante complejos algoritmos que nos facilitan muchas herramientas de hoy en día ya empaquetados y listos para usarlos).

A continuación se muestra otra definición un poquito más resumida:

«Es la aplicación de conocimientos derivados del análisis de datos para obtener mejores resultados»

Y finalmente esta última que transmite la esencia del concepto:

«Es transformar datos en conocimiento”

La siguiente figura plasma de forma gráfica las diferencias entre datos, información y conocimiento:

¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

Nota: Si lo prefiere, puede buscar, en internet y en otros libros, más información sobre este término, y sobre aplicaciones y casos prácticos que le ayuden a mejorar su entendimiento.

 

Un sistema de BI, es aquel en el que tenemos centralizados los datos e información que necesita la empresa, procedentes de diversas aplicaciones, bases de datos, archivos (esto incluye archivos de texto, libros de Excel y otros tipos de archivos), páginas y servicios web, fuentes open data, etc. Estos datos no están tal y como se obtienen de los diversos orígenes, sino que han sufrido una serie de procesos de transformación y limpieza, tienen una mayor calidad; están elaborados y dispuestos para responder a las preguntas de negocio que les van a realizar los usuarios de una forma eficaz, rápida y certera, evitando que haya más de una versión de la verdad.

En muchas ocasiones no se trata sólo de obtener cierta información o conocimiento para la toma de decisiones, sino que también es de suma importancia tener «a tiempo» dicha información. A veces las empresas pasan más tiempo buscando y generando información entre los datos que analizándola. De nada me vale poner a una persona a extraer los datos de forma manual, por ejemplo a un Excel, desde todas nuestras aplicaciones; prepararla, depurarla, cuadrarla, darle una forma de visualización apropiada y presentarla si esta tarea nos lleva 3 días de trabajo y necesitamos tomar mañana una decisión. Tampoco tiene sentido que si necesitamos esa información periódicamente, haya una persona haciendo todo ese proceso lento, tedioso y repetitivo cada cierto tiempo. Lo interesante es automatizar y mejorar estos procesos mediante sistemas de BI y poder dedicar nuestros equipos humanos al análisis de dicha información, no a su generación.

Para facilitar la comprensión del concepto de Business Intelligence, vamos a utilizar un símil que le será de ayuda.

A día de hoy cuando nos disponemos a realizar un viaje a un lugar en el que aún no conocemos, debemos seguir una serie de pasos, bien de forma tradicional (utilizar mapas, orientarnos, preguntar) o bien utilizando un GPS. Si utilizamos un GPS tendremos mucha más información sobre el camino a recorrer hasta el destino, nos enteraremos rápidamente cuando nos desviamos de la ruta marcada, tendremos estimaciones del tiempo que queda para llegar y dispondremos de datos detallados sobre todo lo realizado en el camino una vez que lo hemos recorrido.

En los Negocios también podemos optar por estas dos alternativas una vez fijada nuestra estrategia (en el símil con el viaje, es nuestro destino), y el sistema de Business Intelligence es nuestro GPS:

  • Nos indica el camino a seguir, según el plan estratégico que hemos marcado.
  • Nos indica en todo momento por qué punto del recorrido vamos, y cómo vamos con respecto a los objetivos fijados.
  • Nos envía alertas si nos desviamos del plan trazado. Bien cuando consultamos los cuadros de mando y vemos el estado de los indicadores, bien de forma automatizada recibiendo dichas alertas para que estemos informados en tiempo real de cualquier desviación.
  • Siempre podemos analizar, con todo detalle, el camino recorrido mediante un amplio sistema de informes y mediante herramientas que nos permiten interrogar directamente al sistema sobre lo que ha ocurrido (consultas e informes ad-hoc).

¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

Por supuesto, si no tenemos definida una estrategia, con su correspondiente plan estratégico, hitos, planificación, presupuestos y demás, el aporte de un sistema de Business Intelligence será mucho menor, ya que no hay un rumbo claro definido, y se queda habitualmente limitado a mejorar el estudio de lo que ha ocurrido, a estudiar y analizar la historia de la empresa.

Sigamos desgranando las definiciones anteriores. Una de las frases que ha aparecido anteriormente, y de la que también vamos a resaltar su importancia es «Un sistema de BI, es aquel en el que tenemos centralizados los datos e información de la empresa…».

¿Quién no ha asistido a una reunión en la que se trataba de tomar una decisión y en la que varias personas han presentado informes con resultados diferentes? ¿Qué ha ocurrido en estas reuniones?

Bien la respuesta es sencilla, creo que esta experiencia la hemos vivido todos, y lo que ha ocurrido es que la reunión se ha centrado en discutir quién está aportando el informe correcto y no en tomar la decisión más apropiada.

¿A qué se debe esto? Pues básicamente a que no se dispone de un sistema de información centralizado desde el que obtener la información necesaria, en el que, independientemente de quien obtenga el informe, como los cálculos están ya definidos y realizados y todo el mundo obtendrá el mismo resultado. Por el contrario, lo que ha ocurrido es que varios asistentes han generado dicho informe de forma manual, generalmente utilizando criterios de cálculo y componentes diferentes, y peor aún, en alguno de los casos incluso cometiendo errores de cálculo o de introducción de datos.

Por tanto, es de vital importancia que exista de un repositorio centralizado de información y conocimiento, que tenga una versión única de la verdad.

No queremos decir con esto que un sistema de BI no pueda tener fallos, errores de cálculo y demás, ni que represente la verdad absoluta, sino que representará la verdad definida dentro de esa empresa y que seguirá habiendo disparidad de criterios entre personas debaten sobre los cálculos a realizar. La diferencia es temporal, estos se deben trasladar al momento de la creación del sistema de BI, ahí sí que se va a discutir todo lo que se necesite sobre ello, pero una vez aceptados y asignado un responsable, ese cálculo se aceptará como correcto por todo el equipo humano de la empresa. Con ello queremos decir simplemente que se traslada el momento de la discusión sobre los cálculos, en ningún caso que no exista.

¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

Los sistemas de Business Intelligence no son un sustituto de los informes de las aplicaciones existente, no por implantar un sistema de BI dejan de tener utilidad las formas que ya hay en la empresa de obtener información, sino que simplemente algunas se seguirán utilizando y otras serán sustituidas. Para entender esta complementariedad de los sistemas de BI vamos a plantear una serie de preguntas que dividiremos en dos bloques: preguntas sobre transacciones y operaciones del día a día, y preguntas analíticas:

 Preguntas sobre transaccionesPreguntas analíticas
¿Cuándo se hizo este pedido?¿Qué factores favorecen la venta de este producto?
¿Cuáles son los productos que más vendimos ayer?¿Cuánto contribuye, en porcentaje, cada familia de Productos a la venta total?
¿ Cuál es el stock actual?¿Cómo ha cambiado dicho porcentaje desde el año pasado?
¿Qué y cuánto hemos vendido a este cliente esta semana?¿Qué productos tienen menos margen? ¿Por qué? ¿Son los mismos que el año pasado?
¿Cuál es el saldo de este proveedor?¿Qué productos debo recomendar a cada cliente?
¿Cuánto hemos facturado este mes?¿Cuánto vamos a vender el próximo trimestre?
¿Cuánto hemos facturado en cada uno de los últimos tres años?¿Cuál es el estado de salud de mi empresa?
Tengo un descuadre en caja, necesito puntear los pagos en efectivo de hoy ¿cuál es el detalle de pagos de hoy?¿Cómo se ha comportado el grado de satisfacción de mis clientes en los últimos años?
¿Cuáles son los clientes con saldo negativo en este momento y cuál es su saldo?¿Cuál es el segmento de clientes al que deberíamos dirigir un nuevo producto?

 

Podríamos crear una lista interminable de preguntas de ambos tipos, lo vamos a dejar así y esperamos que hayan quedado claras las diferencias entre un grupo de preguntas y otro, aunque siempre habrá dudas y preguntas que encajen en los dos grupos, no hay una línea definida ni la habrá. Esto no tiene la menor importancia, simplemente las obtendremos por el sistema que nos facilite la respuesta, lo importante es poder obtener respuestas en tiempo y forma a todas esas preguntas y a cualquier otra que nos pueda surgir.

Cada día es más importante para las empresas el hecho de disponer de una información de calidad, les ayuda enormemente a obtener ventajas competitivas e identificar riesgos. Desde hace tiempo, ya no es suficiente con tener una inmensa cantidad de datos almacenados en nuestros sistemas, que crecen además de forma exponencial. Esos datos de nada nos valen si no somos capaces de comprender su significado, de elaborarlos y transformarlos en información de calidad, que sea capaz de responder a las preguntas que se plantean los usuarios de negocio (ver tabla anterior).

Para complementar las diferencias entre los tipos de preguntas vistos anteriormente vamos a incluir la siguiente tabla donde se establecen las diferencias fundamentales entre las características de los informes que nos proporciona un ERP o cualquier otro sistema transaccional, que son los que se suelen utilizar para responder al primer grupo de preguntas y los que nos proporciona un sistema de BI que se suelen utilizar para responder preguntas analíticas:

ERPBI
InformesEstáticosDinámicos
GráficosLimitadosVariados
FiltrosEstáticos / LocalesMúltiples / Globales
PerspectivasÚnicaMúltiples
Dependencia TIMayorMenor

 

Arquitectura de un sistema de BI

¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

  • Orígenes de datos: serán las bases de datos de nuestros sistemas transaccionales (ERP, CRM, RRHH, aplicaciones departamentales,…), , archivos (esto incluye archivos de texto, libros de Excel y otros tipos de archivos), páginas y servicios web, fuentes open data, etc.
  • Un Data Warehouse y/o diversos Data Marts: son las bases de datos con información ya elaborada a partir de los datos de las fuentes de datos citadas en el punto anterior. Estos tendrán una estructura y características que se estudiarán más adelante. Para alimentarlos con información se ejecutarán unos procesos de forma periódica que se encargan de la extracción de los datos de origen, su transformación en información y su carga en el destino (se conocen técnicamente como procesos ETL por sus siglas en inglés: Extract, Transform, Load).
  • OLAP, In-Memory, Minería de Datos: Adicionalmente se hace un enriquecimiento de esta información mediante sistemas analíticos (cubos OLAP, tecnologías In-Memory, Minería de Datos, etc.). Estos componentes se caracterizan por su enorme capacidad analítica y rapidez de respuesta.
  • Presentación y Análisis: por mucho que elaboremos la información, siempre habrá un último componente que es la capa de presentación, en la que el usuario visualizará y analizará la información, pudiendo interactuar con ella y utilizarla como apoyo a la toma de decisiones.

Hay dos componentes que no se pueden eliminar, como son los orígenes de datos (siempre debemos tener datos como fuente para generar la información) y las herramientas de visualización y análisis (sean de mejor o peor calidad, e incluyan informes más o menos elaborados, son imprescindibles ya que si no el usuario no ve nada).

Debe tener en cuenta que en cualquier arquitectura que implemente en una solución de BI deben existir todos estos componentes, tanto los imprescindibles como los demás. Hay ocasiones en las que no se incluyen algunos de ellos, esto tiene unos pros y unos contras; pero el mayor problema es que no incluya alguno de ellos, simplemente por motivos de desconocimiento de su existencia. En cambio si no se incluye tras haber valorado sus pros y contras, de forma argumentada no hay mayor problema, se ha estudiado y se ha tomado una decisión argumentada (independientemente de que sea más o menos acertada).

Aunque parezca extraño lo citado anteriormente y pueda pensar que lo lógico es incluir todos los componentes, muchas veces cuando evaluamos diversos presupuestos de soluciones de BI para nuestra empresa, en algunos de ellos no se incluyen todos los componentes y nos puede llevar a engaño dado que tendemos a ir hacia el más económico de forma global, a veces sin verificar que el menor precio no es debido a que el proveedor obtendrá un margen menor en el proyecto, sino a que incluye menos componentes y por tanto se resta valor a la solución.

Evite en todo momento que un ahorro de costes inicial tenga importantes consecuencias en la calidad de la información que va a utilizar para la toma de decisiones.

Aunque se estudiarán más adelante en mayor profundidad todos estos componentes, es necesario que desde el principio tenga una visión clara de la importancia de algunos de ellos a la hora de tener una información más elaborada y de mayor calidad. Para ello vamos a hacer un símil con el proceso de elaboración de platos de un restaurante:

  • Alimentos: son el equivalente a los orígenes de datos, es la base para la creación de los platos. Su calidad es muy importante, por mucho que realicemos un plato bien presentado si los ingredientes no son de calidad (si, por ejemplo, la carne o el pescado utilizado está en mal estado o si no se acompaña de ingredientes frescos), poco conseguiremos, más allá de una primera ilusión visual que después nos llevará a la decepción.
  • La cocina y los cocineros: este es un elemento que más puede influir en el resultado, pero que por lo general no está visible al consumidor, y es del que depende en gran parte el resultado final y la satisfacción del cliente. En el símil equivale a la capa intermedia (la cocina: Data Warehouse y/o Data Marts, cubos OLAP, tecnologías In-Memory, Minería de datos, etc.) y los cocineros (personas que llevan a cabo el proyecto, profesionales altamente especializados y con experiencia, tanto a nivel técnico como del negocio sobre el que están implementando la solución).
  • Los platos elaborados: es el resultado final que llega a quien los consume, es el equivalente a los informes y herramientas de análisis. Una buena presentación es importante, pero siempre que vaya de la mano de unos buenos ingredientes y una buena elaboración.

Vea la siguiente imagen y compárela con la imagen anterior de la arquitectura de BI para entender con detalle el símil establecido:

¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

Si no se realiza una buena elaboración en la cocina, ese elemento que no está visible en la mayoría de los restaurantes y qué es su corazón, acabaremos consumiendo platos con alimentos en crudo.

Al igual, en una solución de BI, si no se dedica el suficiente tiempo y recursos a la elaboración de la información y el conocimiento, acabaremos consumiendo datos en crudo, o en su defecto, sin la suficiente elaboración. Lo que tiene una importante repercusión en nuestro negocio, ya que tomaremos muchas decisiones basándonos en una información de peor calidad.

Para terminar con el símil recuerde siempre:

  • Mejorar la calidad del dato (ingredientes de calidad)
  • Elaborar los datos para convertirlos en información de calidad y conocimiento (no los consuma en crudo)
  • Defina sus preguntas analíticas y operacionales (elija sus platos)
  • Mejore la presentación. Ha de ser:

o Bonita, Usable, Realista

o No sólo llamativa

¿Qué es un sistema de inteligencia de Negocios?

Nota: Todos los elementos de la arquitectura se irán tratando con detalle más adelante. Por ahora lo importante es tener una visión global y una imagen clara de los componentes que deben formar parte de una arquitectura de nuestros sistemas de BI.

 

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