4. MANUAL DE USUARIO LITEBI
En el presente capítulo se presentan las funcionalidades de Litebi de cara al cliente. Su objetivo es capacitar a usuarios finales para que sean capaces de utilizar y aprovechar todas las funcionalidades que Litebi otorga.
En la presente sección se muestra cómo:
- Manejar los menús y ventanas de la aplicación.
- Crear informes multidimensionales con liteExplorer personalizados de forma sencilla incluyendo gráficas y exportaciones.
- Crear cuadros de mando con liteMonitor para componer representaciones visuales integrales con diferentes puntos de vista. Ayuda a controlar el funcionamiento de la organización.
Cada usuario dispondrá de dos carpetas. Una carpeta privada y una pública.
La carpeta privada será un lugar dónde podrá almacenar sus informes y cuadros de mando personales, que únicamente tendrá acceso el usuario que los haya creado. Será su espacio personal.
La carpeta pública será el lugar dónde se crearán aquellos informes y cuadros de mando que se quieran compartir con el resto de usuarios.
La aplicación de Litebi ha sido diseñada con un estilo Windows. Se podrá interactuar con los elementos de tu espacio con el botón derecho del ratón sobre los elementos.
Al pulsar sobre el espacio vacío podremos crear:
- Nueva vista: Para crear nuevos informes.
- Nueva carpeta: Para crear una nueva carpeta dónde almacenar informes y cuadros de mando.
- Nuevo dashboard (Cuadro de mando): Para crear nuevos cuadros de mando.
Si pulsamos sobre cualquiera de los elementos ya creados se añadirán las siguientes opciones:
- Explorar: En el caso de que el elemento se trate de un informe o de un cuadro de mando, con esa opción pasaremos a explorarlo. Es la misma acción que pulsando con el botón izquierdo sobre el elemento.
- Copiar: Copiará el elemento por si queremos tener una copia en otro lugar.
- Cortar: Cortará el elemento por si queremos mover el elemento a otro lugar.
- Pegar: Pegará el elemento que haya sido previamente copiado o cortado a lugar indicado.
- Eliminar: Eliminará el elemento.
- Propiedades: Abrirá las opciones del elemento, dónde podremos cambiar el nombre y la descripción.
- Planificación: Este es un elemento muy interesante, nos servirá para planificar envíos de los informes a un correo electrónico. Lo explicaremos a continuación.
Cómo hemos comentado en el apartado anterior, al pulsar con el botón derecho sobre un informe podremos planificar su envío programado al correo electrónico.
La primera pantalla que nos aparece, que la vemos a continuación, es dónde configuraremos la programación.
Primero deberemos Añadir una nueva planificación, le pondremos el nombre y descripción deseada.
En el desplegable Tarea elegiremos el tipo de periodicidad que vamos a tratar.
– El caso de Diariamente lo vemos en la imagen. Deberemos seleccionar cada cuantos días queremos que se ejecute.
– En el caso Semanalmente nos aparecerá unas nuevas opciones para elegir qué días de la semana queremos que se ejecute y cada cuántas semanas.
En el caso Mensualmente nos aparecerá también un nuevo cuadro de selección dónde podremos seleccionar los meses que se ejecutará y en qué días del mes.
– También podremos hacer una selección de días más avanzada, personalizando por ejemplo el segundo domingo de los meses seleccionados.
En todos los casos deberemos seleccionar el día de inicio mediante el calendario, seleccionando el día, o escribiendo el día de inicio de forma manual.
La siguiente pestaña de configuración es la del Correo electrónico. En ella seleccionaremos la dirección de correo destino, el asunto del mensaje que se enviará, el cuerpo del mensaje y si queremos el informe en Excel o Pdf.
La herramienta liteExplorer nos permitirá crear informes avanzados OLAP que permite realizar consultas multidimensionales sobre los cubos construidos y almacenar informes.
El funcionamiento es muy sencillo, al explorar un cubo o reporte (vista de cubo) se abre liteExplorer quedando en el panel izquierdo disponibles las dimensiones que conforman el cubo y que es posible utilizar para el análisis, este panel tiene tres áreas:
- Filtros: Dimensión que no se están visualizando en la vista pero sobre las que es posible seleccionar filtros (acotar la información que se ve). No deseo ver los años en filas o columnas, pero deseo ver datos únicamente del año 2008
- Columnas: Dimensiones que deseo ver en la vista del cubo cómo columnas.
- Filas: Dimensiones que deseo ver en la vista del cubo cómo filas.
Edición de Filtros: Sobre cualquier dimensión es posible activar (mediante botón derecho del ratón) los filtros, pudiendo seleccionar los elementos de la dimensión que quiero utilizar en la vista.
Vamos a ver cómo crear un informe multidimensional con liteExplorer. Lo primero que debemos hacer será pulsar sobre el cubo o vista que deseemos explorar. También podemos pulsar con el botón derecho y pinchar sobre la opción Explorar.
Para generar cualquier informe lo que deberemos de hacer será arrastrar las dimensiones deseadas hacia las columnas o filas.
Una vez ya tengamos una dimensión en filas y otra en columnas se mostrará el informe resultante. Ese será un informe básico que podremos personalizar con multitud de opciones.
La selección de elementos a mostrar y filtros los explicaremos en un apartado específico.
Las opciones de vista son las siguientes:
– 
Opciones de la tabla: aquí podremos personalizar si queremos que la tabla esté visible y el tamaño de la paginación. Esto último es para cuándo existen muchos registros que mostrar seleccionar un máximo con la finalidad de no tener muchos datos a la vista que no nos permitan analizar la situación con claridad.
– 
Opciones de la gráfica: aquí personalizaremos todo lo referente a la gráfica. Este paso se explicará más adelante.
– 
Cambiar ejes: aquí cambiará las dimensiones de lugar, las que están en filas pasarán a columnas y viceversa.
– 
Ocultar vacías: esta opción es muy útil visualmente. Nos eliminará los registros vacíos de la tabla.
Al pulsar sobre opciones de la gráfica nos aparecerá una ventana donde podremos configurar a nuestro gusto el tipo de gráfica que deseemos.
Existen cuatro tipos de gráficas:
- Barras
- Geográfica.
- Líneas.
- Tarta
En la pestaña general podremos configurar si queremos mostrar la gráfica, el tipo de gráfica, el título, si las series van a ser por filas o por columnas y si queremos el tamaño por defecto o un tamaño personalizado de la gráfica.
Común a todos los tipos de las gráficas serán las opciones de color y de leyenda. Aquí personalizaremos el color de cada una de las series y si deseamos mostrar la leyenda y en qué lugar queremos que aparezca.
La pestaña Opciones y Ejes será distinta dependiendo del tipo de gráfico y nos permitirá personalizar con más detalle los gráficos.
Cuándo tenemos nuestro informe listo podemos guardarlo, exportarlo a Excel, exportarlo a pdf o enviarlo por correo. Estas acciones se realizan mediante la barra superior que vemos en la imagen.
- Guardar y Guardar como…: Con estas acciones guardaremos el informe dentro de liteSpace bien en nuestra carpeta privada o en la carpeta pública.
- Exportar a pdf: el comportamiento de la exportación a pdf es la misma que en Excel. El navegador nos pedirá dónde almacenar el fichero pdf con el informe generado.
- Enviar correo: con la opción de enviar correo se nos abrirá una ventana muy similar a la explicada en planificación. Nos permitirá enviar tanto el archivo en Excel cómo en pdf.
La selección de los elementos que van a intervenir en los informes se realiza completamente en la columna de la izquierda. Tendremos tres formas de interactuar con la selección de elementos para el informe:
- Selección de dimensiones en filas y columnas
Para la selección de dimensiones se utiliza un sistema de drag & drop, arrastrar y soltar. Pulsaremos sobre la dimensión deseada y la arrastraremos hasta la casilla de columnas o filas, según deseemos.
Estamos en un análisis multidimensional por lo que podemos poner más de una dimensión en columnas o filas.
Una vez tengamos una columna y una fila, automáticamente se generará el informe en la parte de la derecha.
- Elementos mostrados de las dimensiones seleccionadas.
Los elementos a mostrar los seleccionaremos de las dimensiones que hemos puesto en filas y columnas pulsando sobre el embudo. En este tipo de filtro no se muestran los datos que no hayamos seleccionado pero no se dejan de tener en cuenta en el análisis.
- Filtros.
Los filtros se pueden seleccionar a cualquier dimensión, pulsando sobre su embudo, estén o no seleccionadas en filas y columnas, ya que de todas formas afectará a los datos.
Por ejemplo podemos hacer un filtrado por fecha sin que la dimensión temporal esté mostrada, ya que los datos que aparezcan en el informe serán únicamente de la fecha que hayamos seleccionado en el filtro. Los datos que filtremos no se tendrán cuenta en el análisis.
La herramienta que Litebi utiliza para el desarrollo de cuadros de mando es liteMonitor. Nos permitirá componer representaciones visuales integrales con diferentes puntos de vista. Es una herramienta de control.
El primer paso para construir nuestro cuadro de mando es definir la estructura que va a tener. Los cuadros de mando se dividen en columnas y en filas, pero no existen restricciones. Es decir, la primera fila puede ser una columna sólo por si queremos una tabla, la segunda fila puede tener tres columnas dónde colocaremos por ejemplo tres pequeños gráficos. Tiene una flexibilidad total.
Veamos cómo funciona el editor de la estructura.
Las opciones del editor irán variando dependiendo de la zona que hayamos seleccionado. Una vez hayamos decidido cuanta secciones debe tener el cuadro de mando, nos quedamos con el mayor número de filas y de columnas que vaya a tener, ya que posteriormente podremos unir filas y columnas para que quede unificado y vamos añadiendo o eliminando filas y columnas a nuestro gusto.
Si pulsamos con el botón derecho sobre la cabecera de la Fila o de la Columna podremos modificar también su tamaño
Una vez tengamos los tamaños podemos importar vistas ya creadas a nuestro cuadro de mando o crear nuevas. Para ello pulsaremos sobre el espacio que queremos y pulsamos botón derecho. Nos aparecerán las opciones Nueva vista o Importar vista.
Una vez tengamos una vista puesta en su lugar aparecerán nuevas opciones de edición. Podremos tanto mover de sitio la vista por si no estamos contentos con su ubicación actual, cómo expandir la vista. Por ejemplo esto será muy útil para que las tablas ocupen más de una columna.
Cuando ya tengamos nuestra estructura lista con todas las vistas en el sitio que deseamos la guardamos en la carpeta deseada. Podemos realizar una vista previa del cuadro de mando y ver si está de acorde con lo que queremos.
Una vez ya tenemos el cuadro de mando finalizado vamos a ver cómo explorarlo. El objetivo de un cuadro de mando es que en un pequeño vistazo veamos cómo está la situación. Es un escenario de control. Pero si vemos algo raro, algo que no está controlado, desde la misma ventana del cuadro de control podemos profundizar.
Existen dos formas de profundizar, mediante los filtros que cambiarán los datos que se muestran en el cuadro de mando y mediante la exploración de la vista para ya realizar un análisis exhaustivo.