2. MODELO DE NEGOCIO
Construir un modelo nos permite analizar qué está sucediendo y para poder construirlo debemos documentar, probar, y desarrollar nuestras teorías acerca de cómo funciona el negocio. Los modelos nos ayudan a experimentar de qué manera afectarán los cambios que introduzcamos al resultado.
Los modelos de negocio deben estar vivos, igual que lo están los propios negocios. Los modelos de negocio son simplificaciones de la realidad que nos sirven para comprender qué está sucediendo.
Para definirlos podemos acudir a distintas metodologías: Contabilidad Analítica o de Costes, EFQM (European Foundation for Quality Management), SixSigma, Análisis de procesos, Modelos Financieros, Análisis de ratios, etc. Si el modelo de negocio está bien definido nos permitirá responder preguntas clave de la gestión de nuestra organización.
Los KPI sirven a las organizaciones para evaluar si están alcanzando sus objetivos.
Una vez han analizado su misión, han identificado los grupos de poder y han definido sus objetivos, las organizaciones necesitan un sistema para medir su progreso hacia la consecución de los objetivos. Los KPI son los instrumentos adecuados para llevarlo a cabo.
Los KPI deben ser cuantificables y deben medir las mejoras en aquellas actividades que son críticas para conseguir el éxito de la organización. Los KPI deben estar relacionados con los objetivos y con las actividades fundamentales de nuestra organización (aquellas que nos permiten obtener los resultados).
Por ejemplo, en venta por teléfono es fundamental atender las llamadas antes de que cuelguen; por lo tanto, el porcentaje de llamadas atendidas antes de 20 segundos podría ser un KPI. Distintas empresas de un mismo sector pueden tener distintos KPIs en función de sus modelos de negocio, objetivos o su propia idiosincrasia. Los KPIs que escojamos deben:
• Reflejar los objetivos del negocio.
• Ser críticos para conseguir el éxito.
• Ser cuantificables y comparables.
• Permitir las acciones correctivas.
Si establecemos KPIs por departamentos deberán estar alineados entre ellos y con los objetivos de la organización. Los KPIs deben ser establecidos involucrando a los responsables de cada una de las áreas de la organización. Debemos seleccionar aquellos KPIs que estén relacionados con la consecución de los resultados en la organización, es decir, aquellos que son esenciales para conseguir los objetivos.
Debemos escoger un número reducido de KPIs para facilitar que los distintos miembros de nuestra organización nos centremos en conseguirlos. A tal fin, debemos darles un nombre, una definición, establecer como calcularlos y los valores a conseguir.
En el siguiente gráfico vemos los distintos componentes de Business Intelligence que vamos a desarrollar a continuación:
Los componentes son:
• Fuentes de información, de las cuales partiremos para alimentar de información el datawarehouse.
• Proceso ETL de extracción, transformación y carga de los datos en el datawarehouse. Antes de almacenar los datos en un datawarehouse, éstos deben ser transformados, limpiados, filtrados y redefinidos. Normalmente, la información que tenemos en los sistemas transaccionales no está preparada para la toma de decisiones.
• El propio datawarehouse o almacén de datos, con el Metadata o Diccionario de datos. Se busca almacenar los datos de una forma que maximice su flexibilidad, facilidad de acceso y administración.
• El motor OLAP, que nos debe proveer capacidad de cálculo, consultas, funciones de planeamiento, pronóstico y análisis de escenarios en grandes volúmenes de datos. En la actualidad existen otras alternativas tecnológicas al OLAP, que también desarrollaremos en el presente capítulo.
• Las herramientas de visualización, que nos permitirán el análisis y la navegación a través de los mismos.
Las principales herramientas de Business Intelligence son:
• Generadores de informes: Utilizadas por desarrolladores profesionales para crear informes estándar para grupos, departamentos o la organización.
• Herramientas de usuario final de consultas e informes: Empleadas por usuarios finales para crear informes para ellos mismos o para otros; no requieren programación.
• Herramientas OLAP: Permiten a los usuarios finales tratar la información de forma multidimensional para explorarla desde distintas perspectivas y periodos de tiempo.
• Herramientas de Dashboard y Scorecard: Permiten a los usuarios finales ver información crítica para el rendimiento con un simple vistazo utilizando iconos gráficos y con la posibilidad de ver más detalle para analizar información detallada e informes, si lo desean.
• Herramientas de planificación, modelización y consolidación: Permite a los analistas y a los usuarios finales crear planes de negocio y simulaciones con la información de Business Intelligence. Pueden ser para elaborar la planificación, los presupuestos, las previsiones. Estas herramientas proveen a los dashboards y los scorecards con los objetivos y los umbrales de las métricas.
• Herramientas datamining: Permiten a estadísticos o analistas de negocio crear modelos estadísticos de las actividades de los negocios. Datamining es el proceso para descubrir e interpretar patrones desconocidos en la información mediante los cuales resolver problemas de negocio. Los usos más habituales del datamining son: segmentación, venta cruzada, sendas de consumo, clasificación, previsiones, optimizaciones, etc.
Se pueden dividir los usuarios de Business Intelligence en dos grandes grupos, para ello vamos a utilizar la clasificación y las definiciones que proponen W.W. Eckerson y C. Howson:
• Los productores de información: Normalmente se trata del 20% de los usuarios y utilizan herramientas desktop para crear informes o modelos. Normalmente se trata de estadísticos que utilizan herramientas datamining o autores de informes que utilizan herramientas de diseño o de programación para crear informes específicos. Habitualmente los autores de informes son: técnicos de sistemas de información o usuarios de negocio avanzados que son capaces de entender la información y la informática. Los usuarios avanzados pueden crear o utilizar informes, por lo que en el gráfico están a medio camino entre los productores y los consumidores de información. Usualmente utilizan hojas de cálculo, herramientas de consulta y de informes para acceder y analizar la información.
• Los consumidores de información: La mayoría de los consumidores de información son usuarios no habituales que regularmente consultan informes para la toma de decisiones, pero no acceden a los números o hacen análisis detallados diariamente. Los usuarios no habituales son directivos, gestores, responsables, colaboradores y usuarios externos.
Este numeroso grupo está bien servido con cuadros de mando con análisis guiados, informes interactivos (por ejemplo: OLAP, informes parametrizados, vinculados,…) e informes de gestión estandarizados. La mayoría de estas herramientas proveen ahora acceso vía web para promover el acceso desde cualquier lugar y facilitar el uso y minimizar los costes de administración y mantenimiento.
