2. LA INTELIGENCIA DE NEGOCIO

2. LA INTELIGENCIA DE NEGOCIO

2.1 Introducción a la Inteligencia de Negocio

La competencia empresarial es vital para la economía de cualquier organización que nos podamos encontrar en el mundo corporativo. Partiendo de esta base, debemos preguntarnos la manera de cómo llegar a conseguir que nuestro negocio pueda ser competitivo y más en la época tan perjudicial que rodea a nuestra economía a día de hoy. La solución: La Inteligencia de Negocio o Business Intelligence (BI).

La mayor parte de las empresas existentes generan, almacenan y modifican una enorme cantidad de datos de cualquier actividad que se registre en la empresa a través de aplicaciones de gestión de datos cada vez más complicadas de utilizar y cada vez más obsoletas (p.e sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP’s). Es posible llegar a almacenar una gran cantidad de datos, tantos que es prácticamente imposible que una sola persona pueda obtener alguna información factible, útil y beneficiosa para llegar a tomar buenas decisiones respecto a la organización corporativa. A causa de esta necesidad, sobre los años 80 comenzaron a aparecer sistemas que ofrecían soluciones a la causa y siguen desarrollándose en el siglo XXI, unas soluciones que permiten que un usuario pueda obtener una visión global de esos datos, y por tanto un activo intelectual sin necesidad de altos conocimientos técnicos a muy corto plazo para la toma de mejores decisiones.

A lo largo de los años fueron apareciendo una serie de técnicas, herramientas y metodologías que actualmente de forma conjunta conforman lo que se conoce como el término “Business Intelligence” acuñado por Howard Dresner del grupo Gartner en 1989. Este término pretende ser la base para reunir a todo tipo de tecnologías capaces de extraer los datos corporativos almacenados por un sistema de gestión y tratarlos de manera que, al presentárselos a cualquier persona pueda obtener un conocimiento intelectual para así llevar a cabo las tareas necesarias para la consecución exitosa de las metas propuestas en su negocio.

Este término ya se vislumbró brevemente al comienzo de este proyecto pero en este capítulo trataremos de ofrecer una visión más específica de qué es el BI y ahondaremos en las técnicas y las herramientas que integra.

2.1.1 ¿Qué es la Inteligencia de Negocio?

En este capítulo trataremos de exponer o ilustrar mediante una serie de definiciones de qué trata la Inteligencia de negocio:

“Las aplicaciones de Business Intelligence (BI) son herramientas de soporte de decisiones que permiten en tiempo real, acceso interactivo, análisis y manipulación de información crítica para la empresa. Estas aplicaciones proporcionan a los usuarios un mayor entendimiento que les permite identificar las oportunidades y los problemas de los negocios. Los usuarios son capaces de acceder y apalancar una vasta cantidad de información y analizar sus relaciones y entender las tendencias que últimamente están apoyando las decisiones de los negocios. Estas herramientas previenen una potencial pérdida de conocimiento dentro de la empresa que resulta de una acumulación masiva reinformación que no es fácil de leer o de usar. “

(CherryTree & Co, 2000)

“Llamamos Business Intelligence (BI) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. ”

(Wikipedia)

“Conjunto de tecnologías, métricas, procesos y sistemas que una organización usa para controlar y gestionar su rendimiento empresarial. ”

(Bani Brandolini, Presidente Internacional de Tagetik)

“Business Intelligence (BI) es un conjunto de conceptos y metodologías para mejorar la toma de decisiones a través del uso de hechos y sistemas basados en hechos. ”

(Gartner Group)

“La inteligencia de negocio es un proceso sistemático de recolección, análisis y gestión de información interna y externa y de conocimiento para mejorar el proceso de toma de decisiones de una empresa. ”

(Jay Liebowitz, Stategic Intelligence: Business intelligence, Competitive Intelligence, and Knowledge Management, 2006)

“Los sistemas de BI convierten los datos en bruto de una compañía en información usable que pueda ayudar a la dirección a identificar tendencias importantes, analizar el comportamiento de clientes y tomar decisiones de negocio inteligentes rápidamente”

(Sun Microsystems 2005)

“La inteligencia de negocio es una amplia categoría de aplicaciones y tecnologías para recoger, almacenar, analizar y proveer acceso a datos para ayudar a los usuarios de la empresas a tomar mejores decisiones de negocio. Las aplicaciones de BI incluyen las actividades de los sistema de soporte a las decisiones (DSS), consultas e informes, tecnologías OLAP, análisis estadístico y data mining. ”

(Search CRM. com)

En definitiva podemos afirmar que la inteligencia de negocio puede tener dos proyecciones diferentes según se mire desde el punto de vista del negocio o desde el punto de vista técnico, donde se tienen más en cuenta las herramientas y las tecnologías por encima de la metodología de uso de la información en la toma de decisiones del negocio. En la figura 3 podemos observar el esquema clásico de una solución de BI.

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2.1.2 La Inteligencia de Negocio: Cifras y Beneficios

El Business Intelligence ha evolucionado a lo largo de los años para dotar, sobre todo a los altos ejecutivos encargados de analizar la información estratégica, de la capacidad de garantizar mejores decisiones. Anteriormente las personas encargadas del análisis competitivo a nivel corporativo solamente mostraban superficialmente el potencial de la inteligencia de negocios dentro de la empresa involucrando quizá el 5% de los usuarios y el 10% de los datos disponibles (Information Builders, 2005).

Con la llegada del concepto de BI se observaron una serie de ventajas destacables en la implantación de estas soluciones para el análisis de información en una organización:

– Información fácil, potente y asequible: Sin necesidad de conocimientos técnicos cualquier usuario, como un director comercial, puede acceder a información útil, organizada e integrada (gracias al concepto de Data Warehouse) en una misma aplicación en pocos minutos.

– Información segura: La información perteneciente a cada usuario queda distribuida y controlada por medio de un sistema securizado vía web, aunque esta información queda centralizada en un sólo lugar y siempre quedará allí (no desaparecerá jamás).

– Análisis más sencillo y fiable: Toma de mejores decisiones por parte de la directiva a partir de cómodas herramientas (Cubos OLAP, reporting systems, consultas ad-hoc).

– Control de estrategia empresarial: Análisis de un cierto campo desde diferentes puntos de vista (Dashboards o Balanced ScoreCards).

– Datos útiles, actualizados y flexibles: En el diseño del Data Warehouse sólo se seleccionan aquellos datos que vayan a ser relevantes en el análisis y se les dota de una presentación o un formato adecuado que puede cambiar según los requerimientos de la empresa.

– Eliminación del error humano: Todos los informes se realizan a través de la plataforma evitando la generación de costosos documentos en Excel de forma manual.

– Automatización de circulación de información: Planificación automática de envío de informes dentro de una periodicidad a las personas necesarias, esto permite una mejora en la comunicación (Sistemas de alarmas, reporting automático).

– Previsión sobre hipotéticos escenarios: Análisis de ciertos indicadores clave a través de ciertas herramientas que, junto con alertas, indiquen el impacto a futuro de éstos (Análisis what-if).

– Organización de gran cantidad de información: Gracias a herramientas como el Data Mining y la utilización de Data marts.

– Sistemas de estructura escalable: Esto hace posible que los sistemas crezcan de forma regulada.

– Ahorro de tiempo y dinero: Estas soluciones permiten que cada sujeto cumpla su función y dedique tiempo para tareas más importantes, por tanto permite un aumento de la productividad. El tiempo es dinero.

Una encuesta realizada por Gartner en 2005, situó la Inteligencia de Negocio en el número 2 en la lista de prioridades tecnológicas de los CIO, ya que el mercado de herramientas software de BI creció un 7.7 % en 2004. Este crecimiento se produjo a través de compañías como Cognos y Microsoft, los cuales fueron los máximos beneficiados de aquella época.

Año tras año Gartner realiza previsiones de este tipo sobre la evolución del mercado de Business Intelligence ofreciendo cifras y predicciones a los interesados en este sector. La última encuesta reseñable es la de 2009, donde destaca como la crisis económica está afectando a la estrategia empresarial así como al mundo de la Inteligencia de Negocios:

  • Predicción 1: “En el 2012 las unidades de negocio (no los departamentos de sistemas o tecnología) serán responsables del más del 40% de presupuesto de los proyectos de BI.»

En la actualidad la decisión de implantar una solución de BI suele delegarse sobre el departamento técnico cuando deberían ser los responsables de analizar la información, y por tanto de tomar decisiones corporativas, quienes deberían optar por estas opciones apostando por una visión de negocio más que por una herramienta.

  • Predicción 2: “Aún en el 2012, más del 35% de las principales 5,000 empresas mundiales (TOP 5,000) tomarán decisiones de manera desinformada debido a la insuficiente inversión en infraestructura de la información y herramientas de negocio para los usuarios. ”

Esto es debido a causa de la crisis económica, las empresas deberían invertir en información para superar el bache donde nos encontramos pero desgraciadamente no es así, cuando lo más aconsejable sería utilizar este recurso para garantizarse estrategias de mercado fiables.

  • Predicción 3: Para el 2010, el 20% de las empresas usará una aplicación de análisis relativa a su industria a través del esquema de SaaS (Software as a Service).

Esta filosofía se ha impuesto en los últimos años como compañera inseparable de la Inteligencia de Negocio por su simplicidad, bajo coste y eficacia en la implantación de estas herramientas, aunque todavía se encuentra en perfeccionamiento.

  • Predicción 4. En el 2009, la toma de decisiones en un medio colaborativo creará un nuevo título en el BI que combinará el software social con la plataforma de BI.

Se ha comprobado que la toma de decisiones suele ser mucho más fructífera cuando se cuenta con una serie de opiniones para ello. Las redes sociales hoy en día han abierto un abanico de posibilidades de estrategias de negocio y por tanto en un futuro se prevé que se puedan utilizar conjuntamente con las herramientas de BI.

  • Predicción 5. En el 2012, una tercera parte de las aplicaciones analíticas aplicadas a los procesos de negocio serán entregadas a través de mashups.

Los mashups son un tipo de aplicaciones web formadas por diferentes contenidos de otros sitios web. Se apuesta que este modelo sirva para completar con mayor información las aplicaciones de BI.

2.1.3 Tipos de usuarios BI

La gran mayoría de las organizaciones se encuentra organizada jerárquicamente en una forma piramidal. En cada escalón de esta pirámide podemos situar a los diferentes tipos de usuario a la hora de tratar las herramientas que ofrece la Inteligencia de Negocio, así como determinar las decisiones de las que se harán cargo como podemos ver en la figura 4.

Dirección General: Aquí se sitúan los altos cargos de la empresa, quienes cargan con la mayor responsabilidad en la organización y, por tanto, no disponen de tiempo suficiente para dedicarlo al análisis de información. Es por esto que utilizan herramientas como scorecards o dashboards, donde obtienen una visión rápida y global de los movimientos del negocio, que además puede contener enlaces a informes más concretos.

Cargos Medios: A esta altura encontramos el perfil típico de la rama Administrativa de la empresa. Estos cargos disponen de herramientas para el análisis de ciertos indicadores del negocio a mayor detalle que sus jefes inmediatos, ya que deben responder con resultados e informes ante ellos. Las herramientas de OLAP y consultas ad-hoc permiten que este tipo de usuarios pueda representar de forma visual diferentes tipos de análisis tanto en informes de tablas como en gráficos, partiendo de una gran cantidad de datos distribuida en cubos multidimensionales para realizar consultas.

Operarios: Son los cargos más bajos de la empresa, pero aún así las herramientas de Inteligencia de Negocio les aportan cantidad de beneficios en su labor. Son usuarios de lo que se conoce como Informes Predefinidos, es un tipo estándar de informe con posibilidad de compartirlos con un formato típico corporativo, donde se incluyen gráficas y tablas de información obtenidas directamente de los procesos ETL.

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Todas estas herramientas se describirán detalladamente en el siguiente apartado.

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